企業は社会保障や税金などの手続きの際に従業員のマイナンバーを利用するため、従業員のマイナンバーを適切に管理する必要があります。しかしマイナンバーは重要な個人情報であるため、扱いには充分に注意しなければなりません。

そこで今回は、従業員のマイナンバーの管理業務についてお知らせします。
どのような場合にマイナンバーを取得できるのか、そしてどう保管すればいいのか、といった不安を抱えている人はぜひ参考にしてみてください。

企業が従業員のマイナンバー管理するときのルール

マイナンバー（個人番号）とは、日本国内に住民票をもつ国民一人ひとりに付与される12桁の識別番号です。社会保険や税金などの書類にマイナンバーを記載する必要があるため、企業は従業員のマイナンバーを取得し保管しなければいけません。以下に当てはまる場合、企業はマイナンバー提出を求めることができます。

• 給与や退職金などを受け取る人
• 厚生年金、健康保険及び雇用保険の資格を取得する人
• 国民年金の第3号被保険者（従業員の配偶者）

従業員やその配偶者からマイナンバーを取得した際には、ルールにもとづいて適切に管理する必要があります。マイナンバー管理については特定個人情報保護委員会事務局からガイドラインが発行されており、以下の4つのルールが設けられています。

1.　取得・利用・提供のルール

2.　保管・廃棄のルール

3.　委託のルール

4.　安全管理措置のルール

それぞれ詳しく見ていきましょう。

取得・利用・提供は法令によって定められた場合のみ

企業が従業員のマイナンバーを取得・利用・提供できるのは、法令によって定められた場合に限られています。それ以外の目的では取得・利用・提供はできないため、注意が必要です。

従業員にマイナンバーの提出を求められるのは、社会保障や税金の書類を作成する場合に限ります。書類は以下のものが該当します。

• 源泉徴収票
• 支払調書
• 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等

など

またこれらの書類を行政機関や健康保険組合などに提出する際にはマイナンバーを記載するため、その場合に限って従業員のマイナンバーを利用・提供できます。

●必要がある場合は継続して保管が可能

従業員のマイナンバーは、翌年以降も社会保障や税金関連の書類作成などの必要があれば継続して保管できます。たとえば継続的な雇用契約である場合は、翌年以降もマイナンバーを利用して書類作成をすると予測されるため、マイナンバーを保管しておきます。また従業員が休職中であっても、雇用契約が継続していればマイナンバーの保管が可能です。
ただし社会保障や税金の書類作成の必要がなくなった場合は、速やかにマイナンバーを廃棄もしくは削除しなければいけません。マイナンバーを保管しているファイルや電子媒体を廃棄・削除した際には、その記録を保存する必要がある点にも注意しましょう。

●委託の際には監督を

従業員のマイナンバー管理には、専門的な人材確保やシステムの構築などが必要となり、社内で補うには負担が大きいこともあります。そのようなときにはマイナンバーの管理業務の委託が可能です。
ただし委託の際には、委託する企業側や委託先に必要かつ適切な監督をしなければいけないとされています。必要かつ適切な監督とは、具体的に以下の内容になります。

●委託先の適切な選定

委託者は委託先の設備や教育体制、経営環境などをあらかじめしっかりと確認し、適切な委託先を選定しなければいけません。

●委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結

契約書面には以下の内容を含む必要があります。

• 秘密保持義務
• 事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止
• 特定個人情報の目的外利用の禁止
• 再委託における条件
• 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
• 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
• 従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定

●委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

委託先が再委託、さらに再々委託をする場合にも、委託者は間接的に監督義務を負います。また委託者が許諾しなければ、再委託や再々委託はできません。

個人情報を保護するため安全管理措置が必要

マイナンバーは非常に重要な個人情報です。そのため絶対に漏えいや紛失などがあってはいけません。そこで必要となるのが「安全管理措置」です。

安全管理措置として、社内の「基本方針の策定」と「取扱規程等の策定」のルール作りが求められています。従業員100名以下の企業であれば、中小規模事業者に対する特例措置が設けられており、マイナンバーの管理業務を運用しやすいようになっています。

最後に

企業が公的書類を作成する際には従業員のマイナンバーが必要になりますが、重要な個人情報なので取り扱いには充分に注意しなければいけません。従業員が安心してマイナンバーを提示できるよう、企業はマイナンバーの管理体制を整えて安全管理措置を講じる必要があります。今回紹介した内容を参考に、適切にマイナンバーを管理を考えてみてください。

この記事を書いているのは・・・ 八重樫　一行（やえがし　かずゆき）／特定社会保険労務士 ご相談はこちらから